第一章 总则
第一条 为进一步加强学生档案管理，提高管理水平，使我院学生档案管理制度化、科学化，充分发挥学生档案在学生日常教育管理、毕业、推荐就业等方面的作用，结合我院实际情况，特制定本办法。
第二条 每届学生学籍档案共需进行两次大清查，分别为新生入学档案清查与应届毕业生档案清查。本规定适用于本院注册在籍在读本科学生的管理。
第二章 档案管理原则
第三条 实时动态管理原则
如有需纳入档案中的材料需及时将其装袋管理，确保档案材料的时效性，如：奖惩文件、成绩单等。
第四条 客观收集原则
根据学校实时通知，由对应年级辅导员及班级班委组织学生如实填写基本档案材料。对于学生的档案材料要严格审核，定期整理归档，避免出现错误信息，确保档案的真实性和严肃性，不得弄虚作假。
第五条 保密原则
所有人员必须严格遵守保密制度，不得随意将档案内容泄露。查阅学生档案时，需履行查阅手续，严禁涂改、圈划、批注、抽取和撤换档案材料。
第三章 档案管理安排
第六条 存放安排
学生学籍档案分年级分专业分班级存放，其中专业顺序为工业智能、智能制造工程、机器人工程、电气工程及其自动化。每个班级需用档案盒装好，统一存放于学院档案柜中，要注意防火、防潮、防蛀、防盗。
第七条 清查安排
（一）入学清查
每届新生迎新日，先由对应辅导员老师带领各班班助进行档案的收集，且在集中清查前由辅导员暂为管理。清查时，各班按学号从小到大的顺序放入班级档案盒中，袋外标记班级简称、份数。如有缺少请相应学生在两周内及时补齐。
高招档案：新生军训末期，由辅导员带领各班班助在学工办集中清查。主要清查各班档案的份数、个人档案袋内的材料内容（常规有四种，分别为考生报名登记表、考生体格检查表、考生成绩与志愿表、毕业生登记表）。
（二）毕业清查
在每届毕业生最后一学期，在档案材料收集完成后对毕业生全部班级进行清查。实施二轮检查，第一轮由各班班长进行，第二轮由学生会秘书部干事进行，均需前往学工办集中进行。清查后，根据学校招生就业处安排，上交毕业生档案（上交前依旧遵循第六条存放安排）。
1.检查封面，一人一份大学档案袋，由各班班委按当年学校要求填写封面。
2.检查档案内材料份数，包括入学清查的高中学籍档案以及当年学校要求填写和开具的材料，根据学校最新要求进行清查，特别是对大学材料中寸照、公章的检查。
3.检查各个班级档案数量，档案排序与入学清查一致。
4.如有材料缺少、不合格，统一登记后请各班班长通知对应学生在两周内补齐。
第八条 日常管理安排
入学清查后根据第六条存放安排规范存放，并对学生学籍档案进行日常管理。学生档案接收、查阅、存档、转递严格实行登记审批。
第四章 附则
第九条 学院可对本规定未尽事宜制度单项规定或补充规定，与本规定一并实施。
第十条 本规定解释权归学工办。
智能制造学院
2024年9月1日
